Les 3 clés de la réussite d’un programme de mentorat

La notion de programme de mentorat est aujourd’hui de plus en plus reconnue. De mentorat informel à mentorat structuré, les pratiques ont évolué. La plupart des organisations aujourd’hui, que ce soient les entreprises, administrations ou associations, s’appuient sur un cadre formel tout en conservant les principes du volontariat et la spontanéité du mentorat. Mais sur quoi repose le succès d’un programme de mentorat ?

1. Une approche structurée pour assurer la réussite d’un programme de mentorat

A – Un cadrage amont pour donner sens et cohérence au projet

L’enjeu d’un programme de mentorat est double. D’une part, répondre aux besoins de l’entreprise, qu’il s’agisse de fidélisation ou de développement des talents, de leadership au féminin, ou d’intégration des jeunes pour ne citer que quelques exemples. La bonne compréhension de ces besoins permettra de définir l’objectif du programme de mentorat, et de ce fait les indicateurs de mesure de la performance (KPI). D’autre part, le programme doit favoriser la liberté et la confidentialité des échanges tout en accompagnant efficacement les binômes mentors/mentorés et en prévoyant des feedbacks réguliers.
Mettre en place un dispositif de mentorat nécessite donc une réelle réflexion et planification pour s’assurer de la faisabilité du programme.

B – Des étapes à concevoir et piloter

Préparation amont, lancement, suivi et clôture sont les 4 temps forts d’un programme de mentorat.

• • La préparation en amont porte, d’une part sur la définition des objectifs du programme, et son articulation, mais aussi sur la création d’un écosystème favorable au développement du mentorat sur le long terme. Impliquer tous les acteurs est essentiel : du prescripteur et du sponsor qui vont soutenir le programme au sein de l’organisation, en passant par les mentors et mentorés à sélectionner en fonction des objectifs du programme, sans oublier le pilote de programme, le comité de pilotage et le service communication.
  • Le lancement a lieu une fois les mentors et mentorés identifiés, les binômes constitués et formés. Il permet l’officialisation du démarrage du programme et la rencontre entre tous les acteurs. Il intervient généralement 6 mois après le début de préparation du programme.
  • Le suivi se fait à 2 niveaux : d’une part pour s’assurer que le programme se déroule comme prévu (réunions copil, actions de communication…), mais aussi pour s’assurer que les binômes fonctionnent bien. En respectant la confidentialité des échanges, le pilote s’assure par exemple que les rencontres ont lieu de manière régulière et peut joue le rôle de médiateur en cas de difficultés au sein du binôme. Le suivi a pour objectif majeur d’éviter l’essoufflement du dispositif. Un point à mi-parcours permet d’aider les mentors dans leur pratique et les mentorés dans leur développement.
  • La clôture permet une analyse de l’expérience des mentors et mentorés, ainsi que de l’efficacité du processus. Elle inclut un temps de partage sur les résultats d’analyse, une réflexion sur l’apprentissage pour les prochaines cohortes et un temps festif célébrer l’engagement des acteurs dans le programme de mentorat.

C – Le rôle de l’ingénieur en mentorat : un professionnel responsable du pilotage du programme

L’ingénieur en mentorat joue un rôle essentiel dans la gestion du projet de mentorat :

• • Il assure, avec le comité de pilotage, le cadrage du projet, discute des progrès, des défis et des besoins spécifiques du dispositif. Grâce à son expertise en gestion, organisation, et à ses compétences en communication et facilitation, l’ingénieur en mentorat structure le programme, fait monter à bord toutes les parties prenantes, s’assure du bon déroulement du dispositif conformément au calendrier établi.
  • Il supervise le processus de jumelage des mentors et des mentorés, en tenant compte des besoins, des compétences et des objectifs de chaque chacun.
  • Il joue un rôle clé dans la communication avec les participants et avec le reste des parties prenantes, notamment les mentors et les mentorés, en les informant des échéances, des attentes et des ressources disponibles.
    En outre, il est responsable de la collecte des retours d’information et des évaluations afin d’améliorer continuellement le programme et de garantir une expérience de mentorat de qualité pour tous les participants.
  • Le pilote de programme doit être formé pour prendre conscience de son rôle et de ses responsabilités et qu’il dispose d’outils de suivi. Il peut également être accompagné par un ingénieur en mentorat externe qui lui apportera conseil et expertise.

2. La place essentielle de la communication au sein d’un programme de mentorat

La communication joue un rôle crucial dans le succès d’un programme de mentorat. Il est essentiel de prévoir une stratégie de communication claire et efficace avant le lancement du programme dans le but de valoriser l’initiative et de maintenir la motivation des mentors et des mentorés dans la durée.
En mettant en lumière l’expérience des mentors et des mentorés, la communication crée une atmosphère favorable encourageant l’engagement et la participation active.
Quelques exemples concrets de contenus : des témoignages de mentors et mentorés dans la newsletter de l’organisation, des remerciements publics lors de la clôture du programme, la valorisation du rôle de mentor et mentoré par un certificat, par des médailles internes à l’entreprise.
A noter que l’association Collectif Mentorat, dans le prolongement de l’initiative de l’association Article 1, vient de mettre en place un badge “Je suis mentor“ pour valoriser l’engagement des mentors, leurs apprentissages et le développement de compétences.

3. La formation des acteurs du programme de mentorat

Le succès d’un programme de mentorat repose en grande partie sur la bon recrutement des acteurs (mentors et mentorés) en fonction de l’objectif défini pour le programme. Il dépend également de leur formation pour une bonne compréhension de leur rôle et responsabilités.
Il est important de former le mentor sur sa posture : entre l’envie d’aider, de partager, de conseiller, de développer son mentoré, quelle est l’approche la plus pérenne pour le développement de son mentoré ? Comment faire un feedback ? Comment créer une relation de confiance dans lequel l’échange est bénéfique ? Comment gérer l’écart intergénérationnel ? Quelles sont les spécificités de la posture de mentor selon les secteurs dans lesquels ils évoluent. Par exemple, un associé dans un cabinet de conseils occupe de fait une posture de sachant. Comment cette posture se combine-t-elle au mieux avec celle de mentor ?

Si de plus en plus d‘organisations sont convaincues de la nécessité de former leurs mentors, elles ne pensent pas toujours à préparer leurs mentorés à leur rôle, essentiel dans la réussite du programme. Ils sont les premiers bénéficiaires du programme de mentorat et seront acteurs de leur propre développement. Une formation préalable leur permet de notamment de comprendre les étapes du parcours de mentorat, leur procure des outils permettant de définir leur objectif de développement, les aide à prendre du recul sur leur expérience et à mettre en place des actions concrètes…

Les questions donc à se poser avant de se lancer dans un programme de mentorat dans une organisation : pour quel objectif ? Pour qui ? Quand ? Avec qui ? Comment ? Ainsi commencera une gestion efficiente de votre projet afin de donner vie à un dispositif pérenne.

Ouvrage de référence : Le Mentorat Mode d’emploi, Danielle Deffontaines et Dominique Cancellieri-Decroze, Editions Gereso

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