Mise en place d’un programme de mentorat : les limites du ‘do it yourself’

Aujourd’hui, beaucoup d’organisations lancent leur programme de mentorat, sans cadre, sans formations dédiées, ni ressources externes. Les motifs peuvent être budgétaires mais le plus souvent liés à l’idée que se font les directions générales des entreprises sur la mise en place d’un programme : “Ce n’est pas sorcier, nous pouvons le faire nous-mêmes en nous appuyant sur nos ressources RH“.
Mais lancer et suivre un programme de mentorat exige du temps, des connaissances, la mise en place d’une organisation et d’un cadre dans la durée.
Quoi de plus instructif que de partir d’un cas concret – celui d’un programme de mentorat lancé en solo en interne – et d’analyser les difficultés et les faiblesses du programme ?

Alma est DRH au sein d’une grosse PME française en plein développement dans l’industrie pharmaceutique. Le rachat récent de deux entités et le développement rapide de l’entreprise ont amené la direction à recourir au mentorat pour répondre aux problématiques de culture de l’entreprise et d’intégration des nouveaux arrivants. La mission a été confiée à une jeune équipe RH composée d’une DRH, Alma et d’un responsable recrutement/carrière.

Voici les principales difficultés que l’équipe RH a rencontré aux différentes étapes du programme et comment elles auraient pu être évitées.

PREPARATION DU PROGRAMME DE MENTORAT

Diagnostic, définition des objectifs et indicateurs de résultats

Le diagnostic du besoin de l’entreprise, réalisé en amont par la Direction Générale et la DRH, a permis de définir les objectifs du programme de mentorat, à savoir “harmoniser et déployer une culture d’entreprise et faciliter l’intégration de nouveaux arrivants“.
Mais peu de temps a été consacré aux indicateurs de résultats qui sont donc restés imprécis et pas assez concrets.

Conséquence sur le programme

Les mentorés sont eux-mêmes dans le flou, notamment sur la réalisation de leurs objectifs de développement professionnels. L’évaluation du programme n’en sera que sera plus difficile.

> Prendre le temps et se faire accompagner dans cette étape, qui est la fondation du programme de mentorat, permet de construire sur des bases solides et d’en garantir le succès.

CONSTRUCTION DU PROGRAMME DE MENTORAT

Identifier les binômes

Le rétroplanning du projet a été planifié avec les principaux acteurs impliqués et permet une vision du déroulé du programme.
Mais le lancement du programme a pris du retard en raison des actions à réaliser par deux personnes, qui ont d’autres charges à assumer en parallèle.
En effet, approcher les mentors, les mentorés, les « recruter », élaborer des critères de jumelage, jumeler les binômes, etc. prend du temps surtout la première fois.

Conséquence sur le programme

La date du lancement du programme est décalée, ce qui génère du stress chez l’équipe RH et un ressenti négatif en interne.

> Former les personnes concernées au pilotage et à l’animation d’un programme de mentorat leur permet, notamment, d’acquérir des connaissances sur l’articulation d’un programme, sur l’approche des acteurs concernés et sur l’utilisation d’outils dédiés. C’est un gain de temps pour eux et donc pour l’entreprise.
Certaines entreprises choisissent, pour le lancement de leur premier programme de mentorat, de faire appel à un partenaire externe. Cela permet au pilote du programme d’apprendre à ses côtés, de gagner en temps et de capitaliser pour les saisons suivantes.

COMMUNICATION EN INTERNE SUR LE PROGRAMME DE MENTORAT

Diffuser un maximum d’informations

L’équipe RH a lancé une campagne de communication sur le lancement du programme de mentorat via l’intranet. Mais le projet a été insuffisamment expliqué et l’information n’a pas été relayée en interne par les managers.

Conséquence sur le programme

Certains mentorés approchés, inquiets du fait du manque d’information, ont refusé l’opportunité de suivre le programme de mentorat. Incompréhension et inquiétude se sont propagées chez certains salariés.

> La communication est un outil indispensable tout au long d’un programme de mentorat : de la mise en place à la clôture, en passant par le lancement et le déploiement. Il est essentiel de s’appuyer sur les ressources du service de communication en interne, mais également de soutenir les managers.

LANCEMENT DU PROGRAMME DE MENTORAT

Former les mentors et les mentorés

Le lancement du programme s’est matérialisé par une réunion des mentors et mentorés, organisé par l’équipe RH avec la présence de la Direction Générale : présentation du programme de mentorat, conseils aux mentors et aux mentors sur leur rôle et leur posture et annonce des binômes. Aucune formation n’a été proposée, ni aux mentors, ni aux mentorés.

Conséquence sur le programme

Les binômes sont repartis sans vision précise. Les mentorés n’ont pas eu l’opportunité de réfléchir, en amont, à leurs objectifs de développement professionnels. Au cours du programme, certains mentors ont fait part à l’équipe RH de leurs difficultés à motiver leur mentoré, de manquer d’outils pour cadrer leurs séances.

> Un programme de mentorat se déroule dans un cadre structuré dans le temps, et les acteurs impliqués doivent être préparés en amont. Il est indispensable de former les mentors à leur rôle, leur posture et d’accompagne les mentorés dans l’élaboration de leur objectif de développement professionnel. Il en va du bon déroulé des séances, de la pérennité du programme et de l’assiduité des binômes.

SUIVI ET PILOTAGE DU PROGRAMME DE MENTORAT

Soutien et valorisation

L’équipe RH a mis en place un suivi du programme : une personne référente de l’équipe RH peut être contactée si besoin et les binômes sont contactés tous les deux mois pour ‘prendre leur pouls’ et s’enquérir de leur relation mentorale. Aucun atelier de travail n’a été organisé pour les mentors et les mentorés à mi-parcours du programme.

Conséquence sur le programme

Les mentors ne sont pas sentis soutenus et encore moins valorisés. Mentors et mentorés ont éprouvé un sentiment d’isolement pour la plupart. Aucune communauté de mentoré et de mentoré ne s’est créée.

> Il est important de soutenir et de valoriser les mentors pendant le programme de mentorat en les réunissant via un atelier dit de mi-parcours, afin qu’ils partagent leurs expériences, leurs difficultés et qu’ils se sentent appartenir à une communauté de mentors. Les mentorés, eux aussi, ont besoin d’être soutenus via un atelier de partage d’expérience ou une formation sur des thématiques spécifiques identifiées. Ces mi-parcours sont des espaces privilégiés qui redonnent du souffle aux binômes, créent des connexions, des liens, au sein des mentors et des mentorés.

CLÔTURE ET CÉLÉBRATION DU PROGRAMME DE MENTORAT

Évaluer le succès du programme

L’équipe RH a préparé et envoyé un questionnaire aux mentors et mentorés pour évaluer le programme de mentorat. Les retours sont mitigés.

Constat à l’issue du programme

Deux binômes sur huit ont mis fin à la relation mentorale et deux binômes ont réalisé cinq séances sur dix. Quant aux binômes qui n’étaient pas très précis sur les objectifs du programme, ils ont beaucoup de mal à en évaluer la pertinence.
Lors de la célébration de la clôture du programme seulement deux mentorés se joignent à la célébration.

>> Un programme de mentorat pilote qui n’a pas réussi à embarquer les binômes sur la durée, à créer une communauté de mentors et une communauté de mentorés, laisse présager de difficultés à recruter mentors et mentorés pour une saison 2.

Lancer un programme de mentorat est un long voyage dans le temps qui nécessite préparation, organisation, structure, communication et suivi.
Avant de vous lancer, nous vous conseillons de faire le point sur vos ressources en interne, de rencontrer un cabinet expert pour vous aider à identifier vos besoins, comprendre les outils nécessaires pour mettre en place et lancer un programme de mentorat en mettant toutes les chances de succès de votre côté.

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